Afvigelseshåndtering – fra fejl til forbedring

Afvigelsesmodulet er udviklet som et ledelses- og kvalitetsværktøj, der understøtter vores kvalitetsstyring – og giver jer et effektivt redskab til struktureret afvigelseshåndtering. Modulet ligger tæt op ad principperne i ISO 9001 og gør det muligt at dokumentere fejl, procesbrud og krisesituationer på en ensartet måde, så virksomheden kan lære af sine fejl, og vigtig viden ikke forsvinder med enkeltpersoner – heller ikke på den lange bane.

Resultatet er: Ensartet dokumentation af hændelser, løbende overvågning og evaluering, bedre beslutningsgrundlag og en organisation, der kan lære af sine fejl.

Den medarbejder, der opdager afvigelsen, opretter den direkte i Tracelink. Oprettelsen er struktureret og sikrer, at alle relevante oplysninger kommer med fra starten.

En afvigelse kan bl.a. indeholde:

• Beskrivelse: Hvem, hvad, hvor, hvornår – samt hvorfor eller hvordan
• Type: Fx arbejdshændelse, kundehenvendelse, leverandørreklamation eller intern procesafvigelse
• Fejlkode: En uddybende forklaring af selve fejlen
• Prioritet: Hvor vigtigt er det, at afvigelsen bliver rettet op på?
• Tidspunkt og lokation: Hvor og hvornår afvigelsen er sket
• Tilknytning til ordre, kunde, leverandør, indkøb, råvare, færdigvare, installation m.m. – inklusive antal

Det giver et stærkt datagrundlag til videre behandling og analyse.

Når afvigelsen er registreret, håndteres den typisk af en kvalitetsansvarlig. Hele processen styres trin for trin i Tracelink med tydelige statusser, deadlines og forslag til handlinger.

Håndteringen kan omfatte:

• Deadlines for forventet behandling og afslutning
• Statusser såsom afhjælpende handling, årsagsbestemmelse, korrigerende handlinger, evaluering og endelig godkendelse – samt informér kunde, leverandør eller internt i organisationen
• Delegering af ansvarlig og udførende person

Derudover kan en række felter aktiveres og udfyldes efter behov, herunder:

• Inddæmningshandling: Hvad er der gjort for at stoppe afvigelsen?
• Årsagsanalyse: Hvad er årsagen til afvigelsen?
• Korrigerende handling: Hvad er der gjort for at korrigere afvigelsen?
• Forebyggende handlinger: Hvilke handlinger er der gjort for at undgå gentagelser?
• Validering af forebyggende handlinger: Hvad er der gjort for at validere korrigeringen?
• Evaluering af afvigelse: Den samlede evaluering af afvigelsen

Typer, fejlkoder, prioriteter og statusser defineres i konfigurationen, så modulet kan tilpasses jeres arbejdsgange og branche.

Afvigelser kan dokumenteres på flere forskellige moduler i Tracelink efter behov:

✔ Ordrer

✔ Lagervarer

✔ Brugergrupper

✔ Kunder og leverandører

✔ Installationer, service eller udlejning

Der vises automatisk en afvigelsesfane på de relevante moduler, og er der registreret afvigelser på fx en ordre, fremgår de tydeligt på hjem-fanen. Samtidig kan alle afvigelser ses i ét samlet overblik via funktionsmenuen.

Har I Tracelinks håndbogsmodul, kan afvigelser knyttes direkte til relevante håndbogsområder. Det skaber en stærk kobling mellem procedurer, praksis og løbende forbedringer.

Har I lager i Tracelink, og bruger I timeregistrering, kan der også registreres tid direkte på afvigelser. Det giver mulighed for analyse af direkte omkostninger, såsom vareforbrug og anvendt arbejdstid. Dermed bliver afvigelser ikke kun et kvalitetsværktøj, men også et økonomisk beslutningsgrundlag.

Modulet Afvigelser giver jer et fælles, struktureret og gennemsigtigt grundlag for kvalitetsarbejde og procesforbedring – direkte integreret i Tracelink.

Maj 2026