Kontrol med håndbogsmodulet

Når det kommer til dokumentation og kontrol af arbejdstilladelser og sikkerhed, er håndbogsmodulet det mest effektive modul, vi har i Tracelink.
Håndbogsmodulet giver dig en hurtig oversigt over, om procedurer er overholdt, når de skal kontrolleres af myndighederne.

Håndbogsmodulet

Virksomheder kan ofte stå i en situation, hvor lovgivningen gør, at de er nødt til at dokumentere, at en specifik medarbejder har lov til at bruge en bestemt maskine, eller at sikkerhedsdokumenter er blevet læst af en bestemt medarbejder inden brug. Dertil er håndbogsmodulet det perfekte redskab.

I Tracelinks håndbogsmodul kan du dele alt fra vejledninger og instrukser til ISO dokumentation og certificeringer af procedurer, værktøj eller maskiner - og du bestemmer selv, hvem af dine medarbejdere, der skal have adgang til dokumenterne. Derved kan du kontrollere, at dokumenterne kun bliver synlige for relevante medarbejdere og undlades vist for uvedkommende.


Få helt styr på dokumentationen

Dokumentationen i håndbogsmodulet kan både dreje sig om vejledninger og tilladelse til at håndtere maskiner, kemikalier og værktøjer, men kan også omhandle standardprocedurer til kvalitetssikring af produktionen. F.eks. vil nogle virksomheder gerne kunne dokumentere, at deres færdigvarer overholder visse produktionsstandarder, og derfor er det essentielt at kunne gå tilbage og læse vedlagte dokumenter eller informationer i en journal.


Med håndbogens journal kan du danne dig et overblik over dokumenternes "processer". Det kan f.eks. være, at dokumentet er blevet revideret, og en ny version er blevet tilgængelig, der kræver en ny gennemgang af medarbejderne. Alle handlinger, der foretages til den dokumentation i håndbogen (om det så er til en vejledning eller andet), bliver synlige i journalen. Samtidig er det muligt at tilføje kommentarer eller noter.

Et eksempel på håndbogens journal.

Er medarbejderen ikke klar til at bekræfte, at han eller hun har læst sikkerhedsdokumentet, vejledningen eller kvalitetsproceduren, første gang han eller hun ser det, kan vedkommende gå tilbage på et andet tidspunkt for at bekræfte, at hele dokumentet er læst igennem. I oversigten kan du dermed hurtigt se, hvem af medarbejderne der både har set OG bekræftet, at de har læst dokumentet; samt hvilken version.


Et eksempel på set og bekræftet læst.

Hvorfor bruge håndbogsmodulet?

Håndbogsmodulet i Tracelink gør det super enkelt for dig, som ansvarlig for sikkerheden eller kvaliteten, at bevise overfor myndigheder, at aktuelle medarbejdere har læst relevante dokumenter, der er lovpligtmæssige for enten sikkerheden i virksomheden eller kvalitetssikringen af færdigvarerne.

Hvis tilsynet kommer for at tjekke op, så behøver du som ansvarlig ikke gå hen og udspørge den enkelte medarbejder for at verificere, at vedkommende f.eks. har lov til at håndtere én eller flere af maskinerne. Ved få klik kan du tilgå oplysningerne direkte i Tracelink og få bekræftet, at vedkommende ér berettiget at bemande maskinen eller maskinerne.


Så kan det jo også være, at du bare har brug for at dele programmet til sommerfesten eller næste uges kantinemenu ;-) . Håndbogsmodulet kan bruges som sikkerhedshåndbog, kvalitetshåndbog, personalehåndbog m.v.


Skriv til os på support@tracelink.dk, hvis du ønsker at tilkøbe håndbogsmodulet.

Maj 2022