Tracelink på 3 minutter

Siden da er systemet vokset og vokset og hjælper i dag virksomheder i en lang række brancher med alle facetter af planlægning og styring af produktionen. Den lille spire er ikke blot blevet til en skov af muligheder, men nok en hel regnskov af fordele, som det kan være svært at overskue.

Overordnet set plejer vi at sige, at Tracelink hjælper med at effektivisere en produktion fra ordren kommer ind til fakturaen er sendt. Men faktisk spænder vi lidt bredere, da vi også rummer CRM funktioner til den salgsproces, der leder op til ordren og også har værktøj til efterkalkulation, når ordren er faktureret.

Overordnet set deler vi vores funktioner op i Produktionsplanlægning, Produktionsstyring og Dokumentation, som igen kan opdeles på forskellige funktionsområder i virksomheden, hvor vi som udgangspunkt skelner mellem:

• Salg
• Lager og indkøb
• Produktion og logistik
• HR - Personale
• Økonomi

som illustreret i skemaet nedenfor.

Naturligvis kan funktionsområderne være grupperet lidt anderledes i netop jeres virksomhed, afhængigt af hvordan I har organiseret jer, men for nemheds skyld anvender vi opdelingen i denne tekst, hvor vi gennemgår Tracelinks anvendelse i hvert funktionsområde i virksomheden.

CRM

I bund og grund starter enhver forretning med et salg. Men salget kommer jo sjældent ud af det blå, så Tracelink tilbyder et CRM-modul, hvor I kan styre salgsprocesserne; arkivere dokumentation og aftaler, opdatere salgsbudgetter og vedligeholde en kalender for opfølgende aktiviteter på tværs af alle sagerne.

Rabatter

I nogle tilfælde, kan der være behov for at anvende meget komplekse rabatmodeller i tilbuddet og i så fald, har vi et rabatmodul, der kan håndtere den udfordring. Når salget først er i hus, er salgsafdelingen nok videre over alle bjerge - lige bortset fra at de gerne vil vide, at der bliver leveret til tiden. Til det formål kører vi med ordrestatus, så det er nemt at følge, hvor langt ordren er nået.

Når salget er på plads, er det vigtigt at kunne levere varen. Det kræver ofte, at der er råvarer klar på lageret. Derfor har de lageransvarlige brug for løbende at overvåge lagerbeholdningen og den forventede lagerudvikling.

Disse opgaver løses med Tracelinks modul til lagerstyring.

FIFO/LIFO

Ud fra lageroverblikkket skal det selvfølgelig være enkelt at foretage yderligere indkøb - hos én af flere mulige leverandører. Til den udfordring tilbyder Tracelink et indkøbsmodul med leverandørstyring, hvor bl.a. priser og leveringstider kan vedligeholdes, smat et modul til lagerstyring - med og uden batch, med minimumsbeholdning og FIFO/LIFO princip, samt lagerforecast over 12 uger baseret på en beregning ud fra aktuel beholdning, forventet modtagelse af afsendte indkøbsordrer og leveringsdatoer på registrerede salg. På den måde er lageret altid opdateret og klar til at håndtere ethvert salg.

Varemodtagelse

Indkøbsordrerne gør det enkelt at håndtere varemodtagelse og registrere placering på lageret, således at det er nemt for medarbejderne i produktionsafdelingen selv at finde varerne efterfølgende.

Sporbarhed

Af hensyn til den videre behandling kan varerne også registreres med kostpris, batchinformation (f.eks. certifikater, holdbarhed, m.m.), som kan anvendes i forhold til sporbarhed og overholdelse af særlige krav fra kunder eller myndigheder. Er de modtagne varer udstyret med stregkoder, kan disse scannes og den tilhørende information gemmes på varen.

Når salget er i hus og varelageret er vedligeholdt, kan produktionen gå i gang.

I første omgang skal der oprettes en produktionsordre i Tracelink. Ofte kommer ordren fra et andet system via integration - f.eks. økonomisystemet e-conomic.

Styklister og ruter

Når ordren sættes op i Tracelink, kan det ske på mange forskellige måde afhængigt af produktionens art. Måske handler produktionen om kendte varer, hvortil der er knyttet styklister og ruter igennem produktionen. I så fald rummer Tracelink mulighed for at oprette "ordreskabeloner", som netop kan folde en produktionsordre ud med tilhørende stykliste med angivelse af lagertræk og rutebeskrivelse med angivelse af forventet tidsforbrug for medarbejdere og maskiner. Dette gør det muligt at få bekræftet, at de nødvendige varer er tilgængelige og at der i en ressourcekalender er ledig kapacitet, der muliggør en given leveringsdato.

Varerne der plukkes til ordren, kan registreres - evt. via QR-koder - med batch-information, serienumre og certifikater, som kan være afgørende for sporbarheden (f.eks. i forhold EU norm 1090).

Kvalitetskontrol

Når varerne forbruges er det muligt at registrere kontrolpunkter, f.eks. til en svejselog eller anden kvalitetskontrol - og igennem hele produktionen er det nemt at fotodokumentere.

Tidsregistrering

De ressourcer der anvendes til bearbejdning er det nemt at registrere tid på. Tiden kan være knyttet til helt konkrete opgaver, som repræsenterer ruten eller til typer af aktivitet på ordren. Efterhånden som de forskellige opgaver knyttet til ordren afsluttes, gennemløber ordren automatiske skift mellem forskellige status frem imod en færdiggørelse af ordren, så det er nemt for alle at se, hvor langt I er kommet.

Forsendelse

Når ordren er færdig, er der typisk noget forsendelse, der skal håndteres. I Tracelink kan vi hjælpe med styring af delleverancer og tilhørende pakke/følgesedler.

Ressourcekalender

I mindre organisationer er HR og produktionsledelse ofte slået sammen. Uanset hvad vil I have behov for at sammeligne ordretilgangen med de medarbejdere, I har til rådighed. Til det formål kan vores ressourcekalender skabe overblik over hvilke ressourcer I får brug for - og hvornår I får brug for dem, så I kan undgå flaskehalse.

Rettigheder

Om alle medarbejdere skal have samme adgang til Tracelink, bestemmer I selv. Via vores rettighedsmodulet styrer I hvad forskellige medarbejdergrupper må se - der kan også være behov for at skelne mellem hvad de må på en PC og hvad de må på en telefon. I den forbindelse kan diverse håndbøger (sikkerhed, miljø, kvalitet m.m.) gøres tilgængelige for medarbejderne via Tracelink. Der kan også være behov for at styre timeregistreringer ud fra en række forskellige lønaftaler/overenskomster; disse aftaler sættes op og styres nemt i Tracelink med lønarter og regler for overarbejde.

Økonomiafdelingen følger det hele fra sidelinien, men har via Tracelink adgang til værdifuld information. Det kan være opfølgning på salgsbudgetter i CRM-modulet, opfølgning på timebudgettet for større ordrer og selvfølgelig er det input til fakturering og efterkalkulation. Derudover er lagerstatus også af stor betydning. Lægges modtagne varer ind med kostpriser, beregner Tracelink løbende lagerets værdi og gemmer automatisk lagerværdi ved start af hver måned. Det er endvidere muligt at overføre kostpris på indkøb som en automatisk regulering af lagerværdien i regnskabet, hvis I anvender e-conomic.

Kontrolpanel

Uanset hvilke udfordringer I løser med Tracelink, har I mulighed for opsætning af kontrolpaneler, som giver jer et hurtigt overblik over produktionen. Hæng en skærm med kontrolpanel op i frokoststuen, i varemodtagelsen, i montagehallen eller hvor det nu er relevant og giv alle en mulighed for at følge med i hvordan det går.

Skræddersyede rapporter

Ud over alt ovenstående har vi mulighed for at lave mindre, specialtilpassede løsninger til vores kunder. De mest populære løsninger er templates til udarbejdelse af specialrapporter. Der kan være tale om rapporter til dokumentation af forbrug af særlige varer i forhold til afgift, varer til eksport, svind i forbindelse med særlige produkter og meget andet.

Marts 2020