Digitaliseret
kontrakt
Elkjærgruppen flyttede i 2021 flere af deres værksteders produktionsstyring til Tracelink for at få en bedre løsning, der tager højde for deres afdelingers forskellige arbejdsflows. Elkjærgruppen har nemlig både skadecentre med plade- samt lakværksteder og afdelinger med rent plade- samt lakarbejde, der kræver forskellig funktionalitet i løsningen.
Online lånebilskontrakt
Nyt siden sidst, vi skrev om Elkjærgruppen, er, at de har fået digitaliseret deres lånebilskontrakt. Førhen forsvandt kontrakterne lidt for nemt ude på værkstedet, da alt foregik på papir i hånden. Dén arbejdsproces er blevet digitaliseret ved at lave en såkaldt formular i Tracelink, som kan trække en masse stamdata fra ordren, så medarbejderne på Elkjærgruppens værksteder slipper for at taste data ind, der allerede står på ordren, igen i formularen.
En medarbejder på værkstedet tilføjer således en formular, som automatisk henter information fra ordren, såsom kundenavn, mailadresse, kørekort nr. etc. Derefter kan kunden underskrive kontrakten direkte på en tablet, og der kan sendes en kopi af kontrakten til kundens mail. Dvs. at når kunden siger ja til at låne en bil af Elkjærgruppen, mens deres egen bliver sat i stand, modtager de en lånebilskontrakt på mail, som de selv har underskrevet på udlejningstidspunktet.
På den måde er der helt styr på lånebilskontrakterne, så der ikke opstår misforståelser - hverken mellem Elkjærgruppens medarbejdere eller kunder.
Er feltet på ordren, hvor der trækkes data fra, tomt, f.eks. hvis der ikke er blevet skrevet kørekort nr. ind, kan medarbejderen taste nummeret direkte på formularen, når kontrakten udfyldes.
“Det har helt sikkert lettet på vores hverdag, at vi har fået digitaliseret vores lånebilskontrakt i Tracelink. Det er nu langt mere overskueligt for os at holde styr på både biler og kunder,” fortæller Michael Elkjær, direktør i Elkjærgruppen.
August 2023
BPM
I dag bruger alle Elkjærgruppens afdelinger Tracelink. Det har gjort det nemt for medarbejderne ude på gulvet at overskue, hvor hver enkelt bil er i processen - selv hvis den ligger hos en anden afdeling. Første gang vi skrev om Elkjærgruppen, introducerede vi kort den BPM, der er implementeret for at forbinde afdelingerne og automatisere arbejdet.
BPM’en beskriver hele arbejdsflowet; fra værkstedet modtager den bulede bil, retter bulen, sender bilen videre til malerværkstedet og får den tilbage igen til klargøring. Så er der helt styr på ordrerne, selv når de ligger aktive i andre afdelinger, og alt sker per automatik uden bekymring for, om arbejdet nu også er blevet faktureret el.lign. Der er således ingen tvivl blandt medarbejderne på værkstedet om, hvor langt bilen er nået i dens reparationsproces, og hvilken afdeling, den ligger i.
Udvidet lak-løsning
Når Elkjærgruppen har et tæt samarbejde med et pladeværksted, som også benytter Tracelink, kan de super enkelt samarbejde om de samme biler via Tracelink. F.eks. kan de have en fælles ordre på en bil, som skal takseres, eller udføre pladearbejde, der derefter skal lakeres og til sidst skal tilbage på pladeværkstedet til klargøring før levering.
Samarbejder du med pladeværksteder, som endnu ikke bruger Tracelink, kan du ringe eller skrive til os på salg@tracelink.dk. Så sætter vi et møde op, hvor vi fortæller jer om fordelene ved fælles ordrestyring, f.eks.: Bedre overholdelse af tidsfrister, simpel oprettelse af ordrer uden at godkendte FORSI-rapporter ligger klar, effektiv håndtering af lånebiler eller enkle kvalitetskontroller m.m.